Checkliste für den Büro-Umzug

Ein Büroumzug ist immer mit viel Arbeit und Stress verbunden. Bei Privatpersonen ist ein Umzug bereits eine Herausforderung, aber mit einem Unternehmen wird diese noch viel größer. Neben der Büroeinrichtung müssen auch Akten, Geräte und Pflanzen an den neuen Standort transportiert werden. Nicht nur während des Umzugs, sondern auch davor und danach herrscht in der Regel einige Aufregung bis der normales Tagesablauf wieder einkehrt. Daher ist es ratsam eine Checkliste anzulegen und die Punkte der Reihe nach zu erledigen.

Sechs Monate vor dem Umzug:

  • Kündigen des bisherigen Mietverhältnisses

Für Geschäftsräume beträgt die gesetzliche Kündigungsfrist zwischen sechs und drei Monaten, daher sollte der Vermieter frühzeitig informiert werden.

  • Beauftragung einer Umzugsfirma

Vergleichen Sie mehrere Umzugsunternehmen und berücksichtigen Sie dabei nachfolgenden Leistungen: Wird der Ab- und Aufbau übernommen? Wird das Verpackungsmaterial von dem Umzugsservice bereitgestellt? Reicht die Transportversicherung aus? Ist eine Reinigung inklusive?

  • Wege und Räume prüfen

Erfassen Sie vorab Rangierflächen sowie Orte zum Einpacken und die Transportwege. Prüfen Sie Fluchtwege, die Belastbarkeit des Fahrstuhls, Zufahrtshöhen und Brandschutzbestimmungen

  • Inventur durchführen

Für einen erfolgreichen Umzug ist eine sorgfältige Inventarisierung von Geräten, Lagerbeständen und Einrichtungsgegenständen unerlässlich

  • Information der Mitarbeiter

Binden Sie die Mitarbeiter rechtzeitig in die Umzugsplanung ein

  • Einplanen von Spezialtransporten

Für schwere und sperrige Gegenstände kann ein Spezialtransport notwendig sein. Daher sollten Sie das mit dem Umzugsunternehmen abklären

Drei Monate vor dem Umzug

  • Daten sichern

Klären Sie mit der IT-Abteilung ab, dass diese vor dem Umzug die Firmendaten sichert

  • Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner informieren

Teilen Sie allen Beteiligten den Termin des Büroumzugs, die neuen Telefonnummern sowie die geänderte Adresse mit

  • Schüssel sammeln

Sammeln Sie frühzeitig alle Schüssel Ihrer Mitarbeiter ein

  • Vergeben von Etiketten

Alle Einrichtungsgegenstände sollten nach Möglichkeit etikettiert werden. Damit ist leicht zu erkennen, in welches Zimmer, welchen Arbeitsplatz und in welche Etage die Gegenstände gehören

  • Umleiten der Post

Veranlassen Sie einen Nachsendeauftrag, damit die Post ab einem bestimmten Datum direkt an die neue Adresse umgeleitet werden. Zudem erhält der Absender einen Umzugshinweis

  • Strom- und Telekommunikationsanbieter informieren:

Planen Sie frühzeitig mit ihrem Energieversorger sowie Internet- und Telefonanbieter den Ortswechsel.

  • Briefpapier und Visitenkarten

Lassen Sie Visitenkarten und Briefpapier mit der neuen Adresse bedrucken

  • Ändern von Adresseinträgen

Informieren Sie das Amtsgericht, Finanzamt, Banken, Versicherungen und Krankenkassen über den Büroumzug. Veranlassen Sie die Aktualisierung des Eintrags im Handelsregister.

  • Aufräumen des Arbeitsplatzes

Alle Mitarbeiter sollten einen Tag vor Umzug die Schreibtische und Regale leeren sowie die Inhalte sicher verpacken.

Am Umzugstag

  • Checken des Umzugsablaufs

Prüfen Sie das alte und neue Treppenhaus auf Vorschäden und kontrollieren Sie, ob Parkplätze sowie Transportwege frei sein. Sorgen Sie für Stromzufuhr und Beleuchtung im neuen Bürogebäude

  • Immer vor Ort sein

Am Umzugstag sollten Sie immer für Nachfragen der Spedition bereitstehen. Den Ablauf des Umzugs prüfen Sie stichpunktartig. Halten Sie für die Mitarbeiter des Umzugsunternehmens Trinkgeld bereit

  • Befinden sich alles am richtigen Ort

Prüfen Sie, ob die Möbel im neuen Büro in den vorgesehenen Räumen laden und kontrollieren Sie, ob im alten Gebäude nichts vergessen wurde

Nach dem Umzug

  • Übergabe der alten Mieträume

Lassen Sie ein Übergabeprotokoll anfertigen, dass von beiden Vertragspartnern unterzeichnet wird. Vergessen Sie auch nicht das Ablesen des Zählerstandes von Gas, Wasser und Strom

  • Aktualisieren des Online-Auftritts

Ändern Sie die Kontaktangaben sowie das Impressum auf Ihrer Webseite und passen Sie die E-Mail-Signaturen an

  • Einrichten der neuen Mieträume

Für den Aufbau und die Einrichtung des neuen Büros sollten sie ausreichend Zeit für Möbeln, Beleuchtung, Telefon und Internet einplanen

  • Einstand feiern

Feiern Sie mit der Belegschaft den erfolgreichen Umzug und begrüßen Sie die neuen Nachbarn